Ihr habt monatelang geplant, Dienstleister*innen recherchiert, Verträge unterschrieben, Abläufe erstellt und jedes Detail eurer Hochzeit durchdacht. Jetzt ist endlich der Hochzeitstag da.
Und plötzlich klingelt euer Handy. Der Caterer möchte wissen, wann der Hauptgang serviert werden soll. Der DJ findet den Eingang nicht. Die Trauzeugin sucht die Mikrofone für ihre Rede. Ein Gast braucht noch ein glutenfreies Stück Kuchen. Und irgendjemand müsste eigentlich dringend dafür sorgen, dass die Lichter in der Location eingeschaltet werden.
Ihr könnt das natürlich alles selbst übernehmen. Aber dann seid ihr an eurem eigenen Hochzeitstag nicht nur Hochzeitspaar, sondern auch Projektleitung.
Genau hier kommt eine Wedding Day Coordinatorin ins Spiel.
Was ist Wedding Day Coordination?
Wedding Day Coordination, auch Tagesbegleitung, Tagesbetreuung, Hochzeitskoordination oder Zeremonienmeister genannt, ist die ideale Lösung für Paare, die ihre Hochzeit selbst geplant und alle Dienstleister*innen eigenständig gebucht haben, sich am Hochzeitstag aber nicht selbst um die Organisation kümmern möchten. Denn auch wenn die Hochzeitsplanung abgeschlossen ist, ist der Hochzeitstag selbst ein kleines Großprojekt.
Eine Hochzeitskoordinatorin übernimmt die Koordination vor Ort, ist Ansprechpartnerin für Dienstleister*innen und Gäste, behält den Ablauf im Blick und kümmert sich um die vielen kleinen Dinge, die während einer Hochzeit passieren.
Dabei geht es nicht darum, euch eure Hochzeit aus der Hand zu nehmen. Euer Konzept bleibt euer Konzept. Ihr habt geplant, entschieden und eure Dienstleister*innen ausgewählt. Die Aufgabe der Wedding Day Coordinatorin ist es, dafür zu sorgen, dass aus euren Plänen ein entspannter Hochzeitstag wird.
Wie läuft eine Tagesbegleitung ab?
Die Zusammenarbeit beginnt bei mir spätestens zwei Wochen vor der Hochzeit mit einem intensiven Briefing. Wir gehen gemeinsam alle wichtigen Informationen durch, prüfen den Ablaufplan und klären offene Fragen.
Der Ablaufplan kommt dabei grundsätzlich von euch. Wenn ihr euch Feedback dazu wünscht, unterstütze ich euch gerne dabei, ihn so stimmig und realistisch wie möglich zu gestalten.
Anschließend übernehme ich die finale Abstimmung mit euren Dienstleister*innen. Ich kläre letzte Fragen, bespreche den Ablauf und sorge dafür, dass am Hochzeitstag alle wissen, wann sie wo sein müssen und was ihre Aufgabe ist.
Ab diesem Moment könnt ihr euch aus der Planung zurückziehen.
Am Hochzeitstag selbst übernehme ich die Kommunikation, koordiniere die Logistik und halte alle Fäden zusammen. Dazu gehört auch der Aufbau der Dekoration und die Koordination der entsprechenden Dienstleister*innen.
Bei BOLD YES Weddings könnt ihr zwischen zwei Varianten der Wedding Day Coordination wählen: fünf Stunden oder zehn Stunden Begleitung. So könnt ihr entscheiden, wie viel Unterstützung ihr für euren Hochzeitstag tatsächlich braucht.
Was macht eine Hochzeitskoordinatorin am Hochzeitstag?
Die Antwort lautet: ziemlich viel, von dem ihr als Hochzeitspaar idealerweise gar nichts mitbekommt.
Wer holt den Brautstrauß ab? Wer bringt den Trauzeug*innen die Mikrofone für ihre Reden? Wer verstaut die Geldgeschenke sicher? Wer sorgt dafür, dass die Beleuchtung der Location rechtzeitig für die richtige Atmosphäre sorgt?
Stellt euch vor, nach der Vorspeise stehen plötzlich alle Gäste auf und gehen nach draußen. Eigentlich wäre jetzt die Rede der Brautmutter geplant. Als Hochzeitspaar könntet ihr nun versuchen, 80 Menschen wieder einzusammeln und gleichzeitig den Caterer darüber informieren, dass der Hauptgang noch etwas warten muss.
Oder ihr könnt einfach weiterfeiern. Denn genau darum kümmert sich eure Wedding Day Coordinatorin. Bei einer Hochzeit koordiniert man nicht nur einen Ablaufplan. Man koordiniert Menschen. Und Menschen halten sich nicht immer an einen Ablaufplan.
Bei einer meiner letzten Hochzeiten war beispielsweise geplant, dass das Hochzeitspaar nach der Trauung zuerst an der Location ankommt. Die beiden wollten den Saal kurz alleine betreten, Fotos machen und den perfekt vorbereiteten Raum für sich genießen, bevor die Gäste dazukommen.
Nur kam es anders.
Die Gäste waren zuerst da.
Also habe ich sie freundlich davon abgehalten, den Saal zu betreten, und die Kellner*innen gebeten, den Sekt zunächst draußen auszuschenken. Als das Paar eintraf, konnten die beiden wie geplant ihre Fotos im noch unberührten Saal machen. Erst danach habe ich die Türen für die Gäste geöffnet.
Ein kleiner Moment in einem langen Hochzeitstag. Für das Paar aber ein wichtiger Unterschied.
Ohne Tagesbetreuung hätte entweder das Paar selbst eingreifen oder ein Trauzeuge die Aufgabe übernehmen müssen, rund 120 Gäste davon abzuhalten, einen Raum zu betreten.
Warum eine Tagesbetreuung bei einer selbst geplanten Hochzeit so wichtig ist
Eine Hochzeit selbst zu planen kann unglaublich schön sein. Ihr könnt jedes Detail selbst bestimmen und eure Hochzeit genau so gestalten, wie sie zu euch passt. Aber irgendwann ist die Planung abgeschlossen. Dann sollte eure Aufgabe nicht mehr darin bestehen, Dienstleister*innen hinterherzutelefonieren, Gäste einzusammeln oder spontane Probleme zu lösen. Eine professionelle Hochzeitskoordination sorgt dafür, dass ihr am Hochzeitstag nicht ständig Entscheidungen treffen müsst.
Das ist besonders wichtig, wenn eure Hochzeit an zwei verschiedenen Locations stattfindet, beispielsweise bei einer kirchlichen Trauung und anschließend in einem Restaurant oder einer Eventlocation. Aber auch bei einer Hochzeit mit nur einer Location gibt es mehr als genug zu koordinieren.
Und nein: Dafür braucht ihr nicht zwingend eine klassische Hochzeitsplanung.
Bei der Hochzeitsplanung begleitet euch eine Hochzeitsplanerin bereits während der gesamten Vorbereitungszeit und übernimmt je nach Umfang auch die Auswahl und Buchung eurer Dienstleister*innen.
Bei der Wedding Day Coordination ist es anders: Ihr habt eure Hochzeit selbst geplant. Die Dienstleister*innen sind bereits gebucht. Ich steige erst ein, wenn alles feststeht.
Damit bekommt ihr genau die Unterstützung, die ihr tatsächlich braucht.
Kann das nicht auch ein Freund oder eine Freundin übernehmen?
Natürlich kann man eine Person aus dem Freundeskreis bitten, am Hochzeitstag den Überblick zu behalten. Die bessere Frage ist aber: Soll diese Person das wirklich tun?
Während ihr heiratet, soll sie prüfen, ob der Caterer bereit ist. Während ihr mit euren Gästen anstoßt, soll sie den DJ suchen. Während sie selbst eigentlich mit euch feiern möchte, soll sie den Ablauf im Auge behalten und spontane Probleme lösen. Das klingt nicht nach einem entspannten Hochzeitstag.
Eine professionelle Wedding Day Coordinatorin ist genau dafür da. Sie kennt ihren Aufgabenbereich, weiß, worauf sie achten muss und kann Entscheidungen treffen, ohne dass ihr oder eure Gäste ständig eingebunden werden müssen.
Wann solltet ihr eine Wedding Day Coordinatorin buchen?
Idealerweise fragt ihr eure Tagesbegleitung etwa sechs Monate vor der Hochzeit an, insbesondere wenn ihr in der Hochsaison heiratet. In der Nebensaison ist häufig auch eine kurzfristigere Anfrage möglich. Ich empfehle euch trotzdem, spätestens etwa acht Wochen vor der Hochzeit nach einer passenden Hochzeitskoordinatorin zu suchen. Denn je früher die Zusammenarbeit beginnt, desto entspannter könnt ihr die letzten Wochen vor der Hochzeit erleben.
Eure Hochzeit habt ihr selbst geplant. Den Hochzeitstag müsst ihr trotzdem nicht selbst organisieren.
Wenn ihr euch wünscht, dass jemand am Hochzeitstag den Überblick behält, eure Dienstleister*innen koordiniert, eure Gäste betreut und sich um all die kleinen Dinge kümmert, die sonst bei euch landen würden, ist eine Wedding Day Coordination genau das Richtige für euch. Ihr sollt euch an eurem Hochzeitstag nicht fragen, ob der Hauptgang schon bereit ist. Ihr sollt euch fragen, ob ihr gerade eigentlich zum ersten Mal als Ehepaar miteinander anstoßt.
Wenn ihr eure Hochzeit selbst plant, aber am Hochzeitstag einfach nur heiraten, feiern und genießen möchtet, schickt mir gerne eine Anfrage für eure Wedding Day Coordination.
